¿Cómo redactar eficazmente un dossier de prensa?

Muchos de los autores que enseñan a redactar en el campo de las Relaciones Públicas se centran exclusivamente en la escritura de notas de prensa, dejando atrás otras técnicas de comunicación imprescindibles para una buena relación con los medios de comunicación.

Por este motivo, he decidido dedicar esta sección teórica a explicar cómo se debe redactar un  dossier de prensa que, según mi parecer, es una de las técnicas más necesarias para conseguir que nuestra organización tenga una buena relación con los medios. Se ha consultado el libro titulado “90 Técnicas de Comunicación y Relaciones Públicas” escrito por el profesional Manuel Palencia-Lefler, para poder sintetizar las características y pasos que hay que seguir para la redacción de un dossier de prensa eficaz a nivel comunicativo.

Para empezar, hay que tener en cuenta que la extensión de este texto es bastante libre y suele depender de los objetivos de la organización. En cuanto al formato, existen unas series de normas para conseguir una redacción eficaz: en la portada se debe incluir “Dossier de Prensa” más un título, que normalmente suele ser el nombre de la organización, y el contacto al que los receptores (mayoritariamente periodistas) podrán dirigirse si necesitan más información. 

En cuanto al contenido, todo dossier de prensa tiene que incluir un texto de extensión breve que resuma las características de los documentos complementarios que se adjuntan, por ejemplo material audiovisual. En referencia al estilo de todo el cuerpo textual, hay que mencionar que sigue unas pautas similares al de la nota de prensa: presenta un lenguaje sencillo y objetivo. Además, siempre se incluye una explicación de todos los gráficos y fotografías incluidas. 

A parte de redactar eficazmente, hay que saber que esta herramienta de comunicación debe entregarse en las conferencias de prensa, ya que es un soporte para que los periodistas o las personas interesadas conozcan nuestra organización y su actividad. 

Finalmente, haciendo una relación con la industria cinematográfica, hay que decir que también se utiliza frecuentemente esta técnica. Por ejemplo, en el Festival Internacional de Cortometrajes de Barcelona, se realizó un dossier de prensa que incluía las características de cada sección, la historia del Festival, la programación y la información sobre el jurado que participaba en el certamen, entregándose a todos los periodistas que acudieron a la conferencia de prensa y facilitándose a todos aquellos que no pudieron asistir. 

Rose DeWitt Bukater

Hayes y Flower y su modelo de producción textual (1980)

En el campo de las relaciones públicas es muy importante o prácticamente imprescindible tener un buen nivel de redacción y ser capaz de escribir de manera creativa. Por ello, desde hace años, se han desarrollado diversos modelos de producción textual que intentan explicar el proceso de redacción y sentar sus bases para facilitar el trabajo del escritor.

Uno de los modelos es el que desarrollaron Hayes y Flower en 1980. Se trata de un modelo desarrollado desde la psicología cognitiva que intenta mostrar la complejidad de los procesos mentales implicados en el proceso de redacción y la dificultad de dominar todos los conocimientos y habilidades que requieren. El modelo pone especial atención en las estrategias y conocimientos que el redactor pone en funcionamiento para escribir y en la forma de interactuar durante el proceso con los factores que influyen en él (tanto contextuales como internos).

El modelo de estos dos autores está enfocado al acto de la escritura, al proceso y no al producto final. Hayes y Flower basan su modelo en tres partes o componentes, entre los cuales se establecen interrelaciones: la memoria a largo plazo del redactor, el contexto de producción (situación) y el conocimiento del proceso que debe emplearse.

La memoria a largo plazo incluye todos los conocimientos sobre contenidos temáticos, imágenes de receptores posibles y esquemas textuales.

El contexto de producción se refiere a la situación en la que se produce el texto y el conocimiento de todo lo referente esta situación. El redactor debe ser capaz de resolver todos los problemas que se le presenten en relación a la intención del texto, el receptor al que se dirige y el tema a tratar; debe ser capaz de dar respuesta a las exigencias y limitaciones del texto.

El conocimiento del procesos que se divide en tres operaciones y empieza con la presentación de una situación retórica al redactor que debe solucionar. Los tres pasos del proceso son:

La planificación.

El redactor debe tener conocimiento de la información a partir de la cual se definirán los objetivos del texto y se establecerá el plan que guiará el conjunto de la producción. Hayes y Flower hablan de dos tipos de planes: los procesuales (pasos a seguir durante el proceso de redacción) y los de contenido (cómo transformar las ideas en texto escrito).

La textualización.

Está constituida por el conjunto de operaciones de transformación de contenidos previamente organizados jerárquicamente por el redactor en lenguaje escrito linealmente organizado.

La revisión.

Consiste en la lectura y posterior corrección y mejora del texto inicial. En esta parte el redacto debe evaluar el resultado del texto teniendo en cuenta los objetivos y la coherencia del contenido con la situación retórica.

Todo esto se puede aplicar y trasladar a la redacción en relaciones públicas. El relaciones públicas ya sea como miembro de un departamento interno o como trabajador de una agencia debe ser capaz de almacenar todos los conocimientos que va adquiriendo para poder recurrir a ellos en cualquier momento y tener más capacidad de adaptación a nuevos contenidos. También debe conocer perfectamente todo lo referente a la situación y el contexto al que se va a dirigir el texto. Debe saber a quién va dirigido, con qué objetivo, qué temas deben haber y etc. Además debe tener en cuenta las necesidades de cada tipo de escrito y conocerlas a fondo: no utilizará la misma estructura para redactar una carta de bienvenida que para una nota de prensa, por ejemplo. 

El proceso de redacción en tres etapas: planificación, textualización y revisión es perfectamente aplicable a la redacción tanto en relaciones públicas como en publicidad y es muy importante tenerlo en cuenta para poder redactar de forma estructurada, entendible y coherente.

Bibliografía

Anna Camps (1990): "Modelos del proceso de redacción: algunas implicaciones para la enseñanza". 
Universidad Autónoma de Barcelona, Bellaterra (BCN).

José Fernandez Cavia y Asunción Huertas Roig (2009): "Redacción en relaciones públicas". Pearson, Barcelona.

Hermione Granger

El arte de un buen guión

La asignatura de la que partimos versa sobre cómo llegar a redactar eficazmente a través de distintos conocimientos y técnicas que, en la mayoría de casos, son transversales a distintas disciplinas. Es por ello que la figura del redactor es apta para desempeñar funciones en muchos ámbitos de la comunicación.

Aprovechando que nuestro blog está inscrito en el mundo cinematográfico, hoy quiero hacer un pequeño homenaje a aquellos grandes redactores, el trabajo de los cuales siempre resta en segundo plano eclipsado por la obra final que nació a partir de su tarea. No es muy difícil imaginar que me refiero a los guionistas, obviados e infravalorados en tantas ocasiones. Sus mentes creativas están veinticuatro horas al día a pleno funcionamiento, tramando historias que tal vez nunca lleguen a salir a la luz por culpa de una financiación no concedida o una desconfianza inmerecida. Ellos son los creadores de las grandes escenas de la historia del cine, aquellas que pertenecen tanto a películas comerciales como a pequeñas producciones; momentos que todo el mundo recuerda y que han sido incorporados al imaginario colectivo; instantes “de película” que a más de uno le gustaría revivir en su carnes. Y es que hay veces que la realidad no supera a la ficción.

Por todo ello me gustaría presentaros el decálogo del buen guionista, ya que lo considero una buena técnica de redacción que puede complementar la teoría de esta asignatura. Se trata de una pauta con distintas recomendaciones a tener en cuenta a la hora de escribir un guión, ya sea de cine o de publicidad. Para hacerlo, me he tomado la libertad de crearos un popurrí con diversas advertencias que he recolectado a partir de las clases de Guión y Narrativa Audiovisual (Jordi Cadena) y el artículo Diez cosas que deberías saber sobre la escritura de guiones de Sam Scribner.

Primero. “Entre imagen y palabra, siempre hay que elegir la imagen”. Debemos encontrar la forma de describir todo lo que queremos expresar de la forma más visual posible. El espectador se va a guiar primordialmente por lo que vea, así que debemos cuidar todos los detalles.

Segundo. No empezar a escribir sin saber hacia dónde irá el relato. Debemos intentar escribir siguiendo una línea recta porque aunque existan subtramas además de la trama principal, éstas la enriquecen pero no son independientes. “Conoce el final de la historia incluso antes de empezar a escribirla”.

Tercero. Un buen guionista es curioso, lee constantemente y tiene infinitas inquietudes. Los buenos artistas son como esponjas que absorben todo lo que se encuentra en su entorno y le sacan provecho creativo.

Cuarto. Tener capacidad de síntesis; escribir solamente aquello imprescindible y necesario. “Sé capaz de describir tu historia en veinticinco palabras o menos…”.

Quinto. Tener capacidad de análisis y autocrítica. Sin criterio no vamos a ninguna parte.

Sexto. Tomar a los personajes de la mano y acompañarlos hasta el final sin tener nada más en cuenta que el camino que han trazado, para así poder llegar al final adecuado. Además, “el diálogo es como el oro, gástalo sabiamente”.

Séptimo. Sobrescribir, condensar y pulir. “Tienes diez páginas para impresionar a tu público”.

Octavo. Las cosas suceden una debida a la otra. “No seas demasiado brillante”, eso puede pasarte factura. Debe existir una buena coherencia, consistencia y verosimilitud entre los hechos narrados.

Noveno. Ejercitar la imaginación. “Estrújate la parte izquierda del cerebro”.

Décimo. ¡Conflicto, conflicto y conflicto! No hay suficiente con un suceso sorprendente, hay que dramatizar.

Para acabar, me gustaría dejaros con el undécimo, una reflexión tan típica y simple como cierta que puede servirnos a todos en algún momento de nuestra carrera: siempre habrá alguien mejor que tú. “Gente con menos estudios que tú ha tenido más éxito en el negocio del guionaje”. Con ello no quiero decir que el estudio no sea importante, sencillamente quiero recordaros que estoy completamente segura que la humildad es la base de toda buena obra. A partir de aquí, ¡a trabajar!

Amelie Poulain